Une gestion claire des participants vous permet d’accueillir chaque personne dans les meilleures conditions, de communiquer facilement avec votre groupe et de garder des réservations à jour, même lorsqu’un changement intervient au dernier moment.
Depuis une séance, Shaker centralise la liste des inscrits, les invitations, les notifications, les statuts, les présences et les principales actions liées à chaque participant.
Accéder à la liste des participants
Ouvrez l’onglet Planning, puis sélectionnez la séance concernée.
Dans la section Participants, consultez les personnes actuellement inscrites. Selon la situation, vous pouvez également retrouver les personnes annulées ou
placées sur liste d’attente.
Inviter de nouveaux participants
Depuis la séance, appuyez sur Inviter.
Choisissez comment partager l’événement : inviter des contacts par e-mail, utiliser les options de partage de votre téléphone ou copier le lien pour l’envoyer vous-même.
Notifier les participants de la séance
Appuyez sur Notifier au-dessus de la liste des participants.
Sélectionnez les destinataires. Les participants confirmés et inscrits sont sélectionnés par défaut, mais vous pouvez inclure les personnes annulées ou ne choisir qu’une partie du groupe.
Appuyez sur Suivant, personnalisez votre message et choisissez si vous souhaitez inclure le lien de confirmation avant l’envoi.
Ajouter directement un contact à la séance
Appuyez sur le bouton bleu Ajouter.
Recherchez puis sélectionnez le contact à inscrire. Vous pouvez également créer un nouveau contact si la personne n’existe pas encore dans votre base.
Appuyez sur Suivant et finalisez son inscription avec la formule ou le mode de réservation approprié.
Modifier le statut d’un participant
Appuyez sur le statut affiché à droite du nom du participant.
Choisissez le nouveau statut : Confirmé, Inscrit, Absent, Annulé, Invité ou Liste d’attente.
À retenir
Les statuts Confirmé, Inscrit et Absent utilisent un crédit une fois la séance passée.
Les statuts Annulé, Invité et Liste d’attente n’utilisent pas de crédit.
Faire l’appel et suivre les présences
Au début ou à la fin de la séance, activez le bouton situé sous le nom d’un participant pour marquer sa présence. Le bouton devient vert.
Pour signaler une absence, appuyez de nouveau sur ce bouton puis choisissez Absent.
Si vous avez fait une erreur, choisissez Réinitialiser pour revenir à l’état précédent.
Modifier ou gérer un participant
Appuyez sur les trois points à droite du participant pour afficher les actions disponibles.
Sélectionnez Modifier pour mettre à jour la formule utilisée ou le prix associé à la séance, puis validez.
Utilisez Ajouter un participant pour associer une autre personne à ce participant.
Appuyez sur Télécharger (PDF) pour récupérer le document de la commande associée.
Sélectionnez Supprimer pour retirer la personne de la séance.
Déplacer un ou plusieurs participants
Pour déplacer une seule personne, ouvrez son menu d’actions puis choisissez Déplacer le participant.
Pour déplacer plusieurs personnes, effectuez un appui long sur un participant, sélectionnez les personnes concernées puis appuyez sur Déplacer les participants.
Sélectionnez la séance de destination, puis validez le déplacement.
Nos conseils
Vérifiez les statuts avant la fin de la séance afin que les crédits soient décomptés correctement.
Utilisez la notification groupée pour prévenir rapidement les participants d’un changement d’horaire, de salle ou d’organisation.
Privilégiez le déplacement plutôt qu’une suppression suivie d’une nouvelle inscription lorsque la réservation doit simplement changer de séance.