Suivre les présences et les absences vous permet de garder des réservations fiables, d’appliquer vos règles de manière équitable et d’éviter les erreurs de décompte sur les carnets de vos clients.
Depuis chaque séance, Shaker vous aide à faire l’appel en quelques secondes, à distinguer les différents statuts et à savoir précisément dans quels cas un crédit est utilisé.
Accéder à la liste des participants
Depuis l’accueil, ouvrez Planning.
Sélectionnez la séance concernée.
Ouvrez l’onglet des participants pour consulter toutes les personnes rattachées à la séance.
Comprendre les statuts des participants
La liste vous permet de vérifier rapidement le statut de chaque personne :
Confirmé : la participation a été confirmée. Les personnes que vous inscrivez manuellement sont confirmées automatiquement.
Inscrit : la personne est inscrite, mais n’a pas encore répondu à la demande de confirmation.
Annulé : la réservation a été annulée. Les participants concernés restent consultables dans la section dédiée aux annulations.
Faire l’appel et marquer une présence
Ouvrez la séance depuis le planning.
Dans la liste des participants, activez le bouton situé sous le nom de la personne présente.
Le bouton devient vert : la présence est enregistrée.
Le suivi de présence ne modifie pas le statut Inscrit ou Confirmé du participant. Il permet simplement d’indiquer qu’il a bien assisté à la séance.
Marquer un participant comme absent
Appuyez sur le bouton de présence du participant.
Sélectionnez Marquer comme absent.
À retenir
Les statuts Confirmé, Inscrit et Absent utilisent un crédit une fois la séance passée.
Les statuts Annulé, Invité et Liste d’attente n’utilisent pas de crédit.
Un participant marqué absent consomme donc bien une séance de son carnet ou de son abonnement.
Définir le délai d’annulation d’un service
Ouvrez le Menu, puis sélectionnez Produits et services.
Dans votre catalogue, ouvrez le service concerné.
Dans l’onglet Général, faites défiler la page jusqu’à la section Politique d’annulation.
Choisissez le Délai limite d’annulation, puis validez vos modifications.
Lorsqu’un client annule avant ce délai, sa réservation est annulée et son crédit n’est pas consommé. Après cette échéance, il est considéré comme absent et le crédit est
utilisé.
Nos conseils
Faites l’appel pendant ou juste après la séance, tant que les présences sont faciles à vérifier.
Contrôlez les statuts avant la fin de la journée afin que les crédits soient décomptés correctement.
Choisissez un délai d’annulation adapté à votre organisation et communiquez-le clairement à vos clients.