Centraliser les documents utiles directement dans Shaker vous permet de retrouver rapidement les informations importantes d’un client et de les partager avec les bonnes personnes de votre équipe.
Nous recommandons d’ajouter vos documents dans un champ personnalisé de type Fichier : vous conservez ainsi vos PDF dans une rubrique dédiée de la fiche client. Vous pouvez également joindre des photos dans une note lorsque vous souhaitez les accompagner d’un commentaire.
Méthode 1 recommandée : ajouter un PDF dans un champ personnalisé
Cette méthode nécessite un champ personnalisé de type Fichier, configuré comme Champ de contact pour apparaître sur la fiche du client. Si vous devez le créer, consultez Créer des champs personnalisés.
Ajouter le document depuis la fiche client
Ouvrez Contacts, puis la fiche du client concerné.
Repérez le champ de type Fichier configuré sur sa fiche.
Utilisez ce champ pour sélectionner et ajouter le PDF.
Pour définir si le client peut consulter ou modifier ce champ, vérifiez son réglage Visible par le contact dans la configuration des champs personnalisés.
Méthode 2 : joindre des photos dans une note
Accéder à la fiche du client
Ouvrez l’onglet Contacts depuis la barre de navigation.
Recherchez la personne concernée, puis appuyez sur son nom pour ouvrir sa fiche.
Faites défiler la fiche jusqu’au bouton Prendre une note.
Créer une note et joindre les photos
Appuyez sur Prendre une note.
Dans le champ de texte, indiquez la nature du document et toute information utile pour le retrouver facilement.
Pour joindre des documents, appuyez sur l’icône de la galerie afin de sélectionner des photos existantes, ou sur l’icône de l’appareil photo pour prendre une nouvelle photo.
Vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 photos dans une même note.
Choisir qui peut consulter la note et ses photos
Avant de publier la note, appuyez sur le réglage de confidentialité sous votre nom, puis choisissez l’option adaptée :
Visible par l’utilisateur : le client peut consulter la note et ses pièces jointes ;
Visible uniquement par les admins : seuls les administrateurs de votre établissement y ont accès ;
Visible uniquement par moi : vous êtes la seule personne à pouvoir les consulter.
Lorsque la note est prête, appuyez sur Publier. Elle reste alors rattachée à la fiche du client.
À retenir
Privilégiez un champ personnalisé de type Fichier rattaché au contact pour ajouter un PDF. Les photos dans une note constituent une méthode complémentaire.
Une note peut contenir jusqu’à 10 photos.
Les réglages de confidentialité d’une note et ceux d’un champ personnalisé sont distincts : vérifiez ceux de la méthode utilisée.
Nos conseils
Privilégiez le champ personnalisé Fichier pour centraliser les documents dans une rubrique dédiée de la fiche client.
Vérifiez que chaque photo est nette et que le document est entièrement lisible avant de l’ajouter.
Indiquez le type de document et sa date dans le texte de la note pour faciliter les recherches ultérieures.
Choisissez le niveau de confidentialité avant de publier afin de réserver l’accès aux seules personnes concernées.