Centraliser les informations utiles dans Shaker vous aide à mieux accompagner vos clients et à fluidifier le travail de votre équipe. Une information spécifique à un client, une consigne pour une séance ou un des informations internes peuvent être ajoutés sous forme de note, directement au bon endroit.
Vous pouvez associer une note à un contact ou à un événement, puis choisir précisément qui pourra la consulter. Shaker vous permet également de retrouver toutes vos notes dans un espace dédié et de créer une bibliothèque de notes indépendantes pour les utilisateurs admin.
Ajouter une note à un contact
Ouvrez l’onglet Contacts, puis sélectionnez la personne concernée.
Dans sa fiche, faites défiler l’écran sous la section Moyens de paiement, puis appuyez sur Prendre une note.
Appuyez sur le réglage de confidentialité et choisissez qui pourra voir la note :
Visible par l’utilisateur ;
Visible uniquement par les admins ;
Visible uniquement par moi.
Rédigez votre note, puis appuyez sur Publier.
La note apparaît ensuite dans la section Note récente du profil. Le nom du contact et la confidentialité sélectionnée reste visible sous le nom de son auteur, ce qui vous permet de la contrôler à tout moment.
Ajouter une note à un événement
Depuis le planning, ouvrez l’événement concerné.
Dans la section Notes, appuyez sur + Nouvelle Note.
Choisissez le niveau de confidentialité adapté :
Visible par les contacts du groupe ;
Visible par les participants ;
Visible uniquement par les admins ;
Visible uniquement par moi.
Rédigez votre note, puis appuyez sur Publier.
Les notes associées à l’événement restent accessibles dans sa section Notes. Le niveau de confidentialité choisi est indiqué sur chaque note.
Retrouver et gérer toutes les notes
Ouvrez le Menu, puis appuyez sur Notes dans la section Outils de gestion.
Dans l’onglet Notes de contact, vous retrouvez les notes rattachées à vos contacts et à vos événements.
Appuyez sur le nom du contact ou de l’événement associé pour ouvrir directement sa fiche.
Pour agir sur une note, appuyez sur les trois points situés à droite. Vous pouvez la copier, la modifier, la partager, la signaler ou la supprimer.
Créer une note dans la bibliothèque
La Bibliothèque permet de conserver des notes qui ne sont associées ni à un contact ni à un événement. Elles peuvent servir de repères ou de ressources internes pour les administrateurs de votre établissement.
Depuis l’espace Notes, ouvrez l’onglet Bibliothèque.
Appuyez sur le bouton + en haut à droite.
Ajoutez un titre et le contenu de votre note, puis appuyez sur Publier.
À retenir
Une note de contact accompagne le suivi d’une personne.
Une note d’événement transmet une information liée à une séance précise.
Une note de bibliothèque constitue une ressource interne indépendante.
Nos conseils
Choisissez la confidentialité avant de rédiger afin d’éviter de partager une information avec un public trop large.
Rédigez des notes courtes et factuelles pour qu’elles restent faciles à relire par votre équipe.
Vérifiez la mention affichée sous chaque note pour confirmer qui peut la consulter.