Lorsque vos clients souhaitent rejoindre votre groupe, il est important qu’ils identifient immédiatement les bons interlocuteurs. En définissant une équipe d’accueil, vous choisissez les administrateurs qui représentent votre établissement et qui reçoivent directement les demandes de contact envoyées depuis votre page Shaker.
Vous offrez ainsi un accueil plus clair et plus humain, tout en vous assurant que chaque demande arrive auprès des personnes les mieux placées pour répondre.
1. Comprendre le rôle de l’équipe d’accueil
La section Admins regroupe toutes les personnes disposant de droits d’administration sur votre groupe. L’équipe d’accueil correspond, quant à elle, aux administrateurs que vous souhaitez présenter comme principaux points de contact de vos clients.
Les administrateurs sélectionnés sont automatiquement ajoutés à la discussion groupée créée lorsqu’une personne choisit de contacter votre établissement. Ce réglage ne modifie pas leurs permissions : il détermine simplement qui accueille les demandes entrantes.
2. Choisir vos administrateurs principaux
Depuis la page de votre groupe, ouvrez le Menu en appuyant sur les trois lignes en bas à droite.
Appuyez sur Paramètres.
Dans les Paramètres du groupe, ouvrez l’onglet Informations.
Faites défiler la page jusqu’à la section Admins.
Dans Équipe d’accueil, sélectionnez les administrateurs qui doivent devenir les principaux interlocuteurs de vos clients.
Appuyez sur Valider pour enregistrer votre choix.
À retenir : si l’équipe d’accueil reste vide, tous les administrateurs du groupe sont automatiquement ajoutés aux demandes de contact.
3. Ce que voit votre client
Lorsqu’un client choisit de prendre contact avec votre établissement depuis votre page Shaker, une discussion est créée avec les administrateurs de l’équipe d’accueil. Il peut ainsi identifier ses interlocuteurs et envoyer sa question directement aux bonnes personnes.
Nos conseils
Choisissez une équipe resserrée et disponible. Deux ou trois interlocuteurs suffisent généralement pour répondre rapidement sans multiplier les notifications.
Prévoyez un relais. Ajoutez au moins deux administrateurs afin que les demandes restent suivies pendant les absences ou les congés.
Mettez la sélection à jour. Pensez à retirer un ancien collaborateur ou à ajouter une nouvelle personne lorsque votre équipe évolue.