Vous souhaitez remplacer Deciplus par Shaker sans perdre les informations de vos clients, leurs abonnements ou leurs réservations en cours ?
Shaker vous accompagne à chaque étape de la migration afin d'assurer une transition fluide pour votre équipe comme pour vos adhérents. Nos équipes vous aident à préparer les données, à configurer votre environnement et à vérifier les imports. Lorsque certaines opérations ne peuvent pas être réalisées directement par vos équipes, Shaker peut les prendre en charge pour vous.
Aperçu des étapes
La migration s'effectue en plusieurs étapes :
Export des données depuis Deciplus.
Préparation des fichiers d'import Shaker.
Configuration des offres.
Reprise des abonnements et des crédits restants.
Création du planning et inscription automatique des participants aux séances.
1. Télécharger le rapport de vos clients depuis Deciplus
La première étape consiste à exporter depuis Deciplus un rapport contenant l'ensemble des clients que vous souhaitez transférer vers Shaker.
L'import des clients dans Shaker permet de reprendre les informations suivantes :
Prénom.
Nom.
Numéro de mobile.
Adresse e-mail.
Adresse postale.
Date de naissance.
Champs personnalisés.
Les champs personnalisés permettent de conserver certaines informations spécifiques à votre activité, à condition qu'elles soient correctement structurées dans le fichier d'import.
Avant de démarrer la migration, il est recommandé de vérifier la qualité des données exportées : adresses e-mail manquantes, doublons, numéros de téléphone incorrects ou fiches clients incomplètes.
L'équipe Shaker vous accompagne dans cette vérification et vous aide à identifier les éventuelles corrections nécessaires avant l'import.
2. Transposer les données dans le modèle d'import Excel Shaker
Une fois le rapport Deciplus téléchargé, les données doivent être transposées dans le modèle d'import Excel fourni par Shaker.
Chaque colonne du rapport Deciplus doit être associée à la colonne correspondante dans le fichier Shaker. Cette étape permet de normaliser les données et de garantir leur bonne intégration dans la plateforme.
Il est important de respecter le format attendu pour chaque information, notamment pour :
Les dates.
Les adresses e-mail.
Les numéros de téléphone.
Les adresses postales.
Les champs personnalisés.
Nos équipes peuvent vous aider à réaliser cette correspondance entre les données Deciplus et le modèle Shaker.
Lorsque le format d'export Deciplus nécessite une transformation particulière ou qu'une opération ne peut pas être effectuée directement par vos équipes, Shaker peut prendre en charge la préparation du fichier.
Une fois le fichier complété et contrôlé, l'import permet de créer automatiquement les fiches clients dans Shaker.
3. Créer les carnets et les abonnements dans Shaker
Avant d'importer les abonnements de vos clients, vous devez d'abord recréer dans Shaker les différentes offres commercialisées dans Deciplus.
Cela peut inclure :
Les carnets de séances.
Les cartes de plusieurs entrées.
Les abonnements mensuels.
Les abonnements annuels.
Les abonnements avec engagement.
Les offres donnant accès à certains cours ou activités.
Les formules incluant un nombre défini de crédits.
Chaque carnet ou abonnement doit être configuré avec ses propres règles :
Nombre de crédits.
Durée de validité.
Activités accessibles.
Fréquence de renouvellement.
Conditions d'utilisation.
Prix de vente.
Date de début.
Date de fin éventuelle.
Cette configuration est essentielle, car les abonnements importés devront être rattachés à une offre existante dans Shaker.
Shaker vous accompagne dans la reprise et la configuration de vos offres afin de reproduire au mieux votre fonctionnement actuel ou de simplifier vos règles si nécessaire.
4. Importer les carnets et les abonnements de chaque client
Une fois les offres créées, vous pouvez utiliser le modèle d'import des carnets et des abonnements Shaker.
Cet import permet d'attribuer automatiquement à chaque client l'abonnement ou le carnet qu'il possédait dans Deciplus.
Pour chaque ligne, il faudra notamment indiquer :
Le client concerné.
Le carnet ou l'abonnement à attribuer.
La date de début.
La date de fin.
Le statut de l'abonnement.
Le nombre de crédits initial.
Le nombre de crédits restant.
Le nombre de crédits encore disponible dans Deciplus doit être reporté dans le fichier d'import Shaker.
Par exemple, si un client disposait initialement de dix séances et qu'il lui en reste six, l'import Shaker devra indiquer un solde restant de six crédits. Cette reprise permet au client de conserver les droits dont il disposait avant la migration.
Nos équipes vous accompagnent dans la préparation et le contrôle de cet import. En fonction du volume de données et de la complexité de la reprise, Shaker peut également réaliser directement certaines opérations d'import pour votre compte.
5. Choisir la date de démarrage des abonnements
Dans Shaker, les abonnements peuvent fonctionner selon différentes règles de démarrage.
Un démarrage en début de mois
L'abonnement commence à une date fixe, par exemple le premier jour du mois. Cette méthode facilite la gestion lorsque tous les abonnements suivent le même calendrier de facturation.
Un démarrage à la date anniversaire
L'abonnement commence à la date réelle de souscription du client. Il est ensuite renouvelé chaque mois ou chaque année à cette même date. Par exemple, un abonnement commencé le 18 septembre pourra être renouvelé le 18 de chaque mois.
Lors de la migration, il est donc possible de conserver le fonctionnement historique de vos abonnements ou de profiter du passage à Shaker pour harmoniser vos règles de facturation et de renouvellement.
L'équipe Shaker vous aide à choisir le paramétrage le plus adapté à votre organisation.
6. Recréer le planning à partir d'une semaine type
Après l'import des clients et des abonnements, l'étape suivante consiste à créer votre planning dans Shaker.
Pour gagner du temps, vous pouvez commencer par définir une semaine type comprenant :
Les différents cours et séances.
Les jours et horaires.
Les coachs ou intervenants.
Les salles ou espaces utilisés.
La capacité maximale.
La durée des séances.
Les règles d'inscription.
Les éventuelles listes d'attente.
Cette semaine type peut ensuite être reproduite sur plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Il est recommandé de vérifier les éventuelles exceptions avant de publier le planning : jours fériés, fermeture annuelle, vacances scolaires, événements spéciaux ou changement ponctuel d'intervenant.
Shaker vous accompagne dans la création de cette semaine type et dans la configuration des principales règles de réservation.
7. Importer les participants déjà inscrits aux séances
Lorsque le planning a été créé, vous pouvez utiliser l'import des participants aux séances afin de reprendre automatiquement les inscriptions enregistrées dans Deciplus.
Cet import permet d'associer chaque client à la séance correspondante dans Shaker sans devoir effectuer les inscriptions manuellement une par une.
Le fichier d'import devra notamment permettre d'identifier :
Le client.
La séance concernée.
La date et l'heure.
L'activité.
Le statut de l'inscription.
La présence éventuelle sur une liste d'attente.
Avant l'import, les séances doivent déjà exister dans le planning Shaker et les clients doivent avoir été créés dans la base.
Après l'opération, il est recommandé de contrôler plusieurs journées du planning afin de confirmer que les participants ont été inscrits aux bons cours et aux bons horaires.
L'équipe Shaker peut vous accompagner dans la préparation de cet import et prendre en charge les opérations qui ne peuvent pas être réalisées directement par votre établissement.
8. Envoyer le lien de téléchargement de l'application Shaker
Une fois la migration terminée, vous pouvez envoyer à tous vos clients un lien leur permettant de télécharger l'application Shaker.
Cette communication doit préciser :
La date de passage officiel à Shaker.
Le lien de téléchargement de l'application.
La procédure de connexion.
L'adresse e-mail à utiliser.
La méthode de création ou de réinitialisation du mot de passe.
Les principales actions disponibles dans l'application.
Les coordonnées à contacter en cas de difficulté.
Depuis l'application Shaker, les clients pourront notamment :
Consulter le planning.
Réserver une séance.
Annuler une réservation.
Rejoindre une liste d'attente.
Consulter leurs abonnements.
Vérifier leur nombre de crédits.
Effectuer des achats ou des paiements.
Recevoir les notifications de votre établissement.
Il est conseillé d'envoyer le lien quelques jours avant le changement officiel afin que les clients puissent installer l'application et vérifier leur accès.
Shaker peut également vous aider à préparer le message d'information envoyé à vos clients.
Un accompagnement à chaque étape de la migration
La migration vers un nouveau logiciel peut impliquer de nombreux ajustements : nettoyage des données, préparation des fichiers, configuration des offres, reprise des crédits, création du planning et contrôle des inscriptions.
C'est pourquoi Shaker accompagne chaque nouveau client tout au long du processus. Nos équipes vous guident étape par étape, vérifient avec vous les données à reprendre et vous conseillent sur les meilleurs paramétrages à utiliser.
Lorsque certaines opérations ne peuvent pas être réalisées directement par vos équipes, en raison du format des données, du volume à traiter ou de contraintes techniques, Shaker peut les prendre en charge pour vous.
L'objectif est de réduire au maximum la charge de travail de votre établissement et de garantir une migration fiable, complète et sécurisée.
Vérifications à effectuer avant la mise en service
Avant de désactiver définitivement Deciplus, vérifiez les éléments suivants :
Tous les clients ont bien été importés.
Les doublons ont été identifiés et corrigés.
Les champs personnalisés ont été correctement repris.
Les carnets et abonnements sont attribués aux bons clients.
Les crédits restants correspondent aux données Deciplus.
Les dates de début et de fin sont correctes.
Le planning est complet.
Les participants sont inscrits aux bonnes séances.
Les capacités et listes d'attente sont correctement configurées.
Les clients ont reçu le lien de téléchargement de Shaker.
Votre équipe sait utiliser les principales fonctionnalités de la plateforme.
Une transition fluide vers Shaker
Grâce aux différents modèles d'import Shaker et à l'accompagnement de nos équipes, la migration depuis Deciplus peut être réalisée de manière structurée tout en conservant les informations essentielles de votre activité.
Vos clients retrouvent leurs informations, leurs abonnements, leurs crédits et leurs réservations, tandis que votre équipe bénéficie d'un environnement moderne pour gérer le planning, les paiements, les communications et la relation client.
Une fois la migration terminée, Shaker devient votre outil central pour administrer votre établissement et permettre à vos clients de gérer leurs réservations depuis une seule application.