Vous utilisez déjà un logiciel pour gérer votre activité et souhaitez passer sur Shaker ? Notre équipe vous accompagne avant, pendant et après la migration afin de transférer vos données essentielles tout en limitant l’interruption de votre activité.
La migration se déroule en quatre étapes. L’objectif est de vous permettre de retrouver dans Shaker vos clients, vos offres, vos réservations, vos carnets et vos abonnements, dans la mesure où ces informations peuvent être exportées depuis votre solution actuelle.
1. Extraire les données de votre logiciel actuel
La première étape consiste à récupérer les informations présentes dans votre logiciel actuel. Notre équipe vous indique les rapports à exporter, généralement au format Excel ou CSV, et peut vous guider dans l’interface de votre solution si vous ne savez pas où les trouver.
Selon votre activité et les données disponibles, les exports peuvent comprendre :
la liste de vos clients et leurs coordonnées ;
vos produits, prestations et tarifs ;
le calendrier de vos cours, séances et événements passés et futurs ;
les inscriptions et réservations déjà enregistrées pour les événements à venir ;
les carnets en cours et le nombre de crédits restant à chaque membre ;
les abonnements et adhésions en cours, avec leurs dates de validité ;
l’historique de vos transactions financières sur les douze derniers mois, ou sur une période plus longue lorsque cela est nécessaire et disponible.
Plus les fichiers sont complets et structurés, plus la préparation de la migration est rapide. Si certaines données ne peuvent pas être exportées, notre équipe vous aide à identifier la meilleure solution.
2. Analyser et préparer les données
Une fois les fichiers reçus, notre équipe analyse leur structure et prépare leur transformation afin qu’ils puissent être importés dans Shaker. Ce travail est réalisé avant le jour du lancement pour réduire autant que possible la durée de l’interruption.
Cette préparation comprend notamment :
l’analyse des fichiers et des informations disponibles ;
l’identification des doublons, données manquantes ou incohérences ;
la correspondance entre les données de votre ancien logiciel et les fonctionnalités Shaker ;
la préparation de vos produits, tarifs, plannings, carnets et abonnements ;
la création des fichiers nécessaires à l’importation.
Notre équipe peut vous contacter pendant cette phase pour confirmer une règle de gestion, préciser la signification d’une colonne ou valider la manière dont une offre doit être recréée dans Shaker.
3. Préparer le lancement et informer vos membres
Une migration réussie ne concerne pas uniquement les données : vos équipes et vos membres doivent également savoir quand et comment basculer vers leur nouvel espace.
Nous vous proposons des modèles d’e-mails que vous pouvez adapter et envoyer à votre clientèle :
environ un mois avant le lancement : annoncer l’arrivée de Shaker et présenter les avantages de la nouvelle application ;
environ deux semaines avant le lancement : rappeler la date de transition et expliquer les prochaines étapes.
Ces communications permettent de rassurer vos membres sur la conservation de leurs réservations et de leurs formules, puis de faciliter leur prise en main de Shaker dès l’ouverture.
En parallèle, nous définissons ensemble la date et l’heure de la migration. Nous privilégions un créneau où l’activité de votre établissement est réduite, car votre ancien système devra être temporairement fermé aux nouvelles opérations.
4. Migrer les données et ouvrir Shaker
Le jour convenu, notre équipe réalise la migration finale. Lorsque les fichiers et les règles de reprise ont été préparés en amont, l’opération peut généralement être effectuée en quatre heures. Cette durée peut varier selon le volume, la qualité et la complexité des données à transférer.
Extraction finale : vous exportez une dernière fois les rapports de votre logiciel actuel afin d’inclure les réservations, inscriptions, achats et abonnements les plus récents.
Fermeture de l’ancien système : les nouvelles opérations sont temporairement suspendues pour éviter qu’une donnée soit modifiée pendant le transfert.
Importation dans Shaker : notre équipe transfère les données en s’appuyant sur les fichiers et les correspondances préparés en amont.
Vérification : nous contrôlons les contacts, les réservations, les carnets, les abonnements et les autres informations reprises avant l’ouverture.
Ouverture de Shaker : votre nouvel espace est rendu accessible à vos équipes et à vos membres.
Que retrouvent vos membres après la migration ?
Lorsque Shaker est ouvert, vous pouvez envoyer à vos clients un e-mail contenant le lien vers leur nouvel espace membre et vers le téléchargement de l’application.
Selon les données disponibles et le périmètre convenu pour la migration, ils peuvent retrouver :
leur profil et leurs informations personnelles ;
leurs réservations et inscriptions aux cours à venir ;
leurs carnets et leurs crédits restants ;
leurs abonnements et adhésions en cours ;
le planning de votre établissement et les prestations disponibles à la réservation.
Ils peuvent alors consulter le planning, effectuer de nouvelles réservations et gérer leur activité depuis leur espace Shaker, sans devoir se réinscrire aux prestations déjà transférées.
Un accompagnement avant, pendant et après la migration
Changer de logiciel peut sembler complexe, en particulier lorsque vous gérez plusieurs centaines de membres, des abonnements récurrents et de nombreuses réservations. C’est pourquoi notre équipe prend en charge la préparation technique et reste à vos côtés pendant le lancement.
Après l’ouverture, nous vous accompagnons également dans les premières vérifications et dans la prise en main de votre nouvel environnement. L’objectif est de vous permettre de changer de plateforme sans repartir de zéro et d’offrir rapidement une expérience plus fluide à vos équipes comme à vos membres.
Pour aller plus loin
Checklist de lancement Shaker : vérifiez les principaux réglages avant l’ouverture de vos réservations.
Migrer de Deciplus vers Shaker : consultez le déroulement détaillé si vous utilisez actuellement Deciplus.