Utilisez les contrats Shaker pour faire accepter ou signer vos documents, comme vos conditions générales de vente (CGV). La procédure se déroule toujours en deux temps :
Créez un modèle de contrat en important votre document.
Choisissez comment le présenter à vos clients : en pop-up dans l’application, uniquement pendant l’achat d’un produit ou d’un service, ou dans les deux parcours.
1 - Créer le modèle de contrat
Ajouter le document
Ouvrez le Menu (☰), puis Contrats dans les outils de gestion.
Appuyez sur + pour ouvrir Nouveau contrat.
Dans Fichier, appuyez sur Choisir un fichier et importez votre document depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
Le document est présenté tel que vous l’avez fourni. Vérifiez son contenu avant de l’ajouter.
2 - Choisir comment présenter le contrat
Option 1 - Afficher le contrat en pop-up
Pour demander la signature directement dans l’application, ouvrez Assigner le contrat pour signature à et choisissez les personnes concernées :
Tous les contacts.
Certains contacts seulement (tags sélectionnés).
Contacts avec participation : les contacts ayant participé à l’un de vos événements.
Tous les membres.
Certains membres seulement (tags sélectionnés).
Personne : aucune pop-up n’est envoyée. Choisissez cette option si le contrat doit être présenté uniquement pendant l’achat ou la réservation.
Ajouter des questions à la signature (facultatif)
Dans l’onglet Champs personnalisés, appuyez sur Ajouter/retirer des champs. Sélectionnez un champ existant ou utilisez Nouveau champ pour en créer un. Ces questions seront présentées au client lors de la signature.
Appuyez sur Valider pour enregistrer le contrat et ses réglages.
Ce que voit le client dans la pop-up
Ce parcours concerne les demandes de signature adressées à un segment de clients avec le réglage Assigner le contrat pour signature à. Les personnes concernées voient une fenêtre Signer le contrat dans l’application.
Le client appuie sur Voir le contrat dans la fenêtre de demande.
Il consulte le document, puis appuie sur Signer le contrat.
Il vérifie son Prénom et son Nom, puis appuie sur Suivant.
Il trace sa signature dans la zone prévue, puis appuie sur Signer.
Les éventuelles questions complémentaires configurées sur le contrat sont également présentées pendant ce parcours.
Suivre les signatures demandées par pop-up
Le suivi d’avancement dans Menu → Contrats concerne uniquement les demandes de signature adressées à un segment de clients via la fenêtre dans l’application. Il ne sert pas à consulter les réponses aux champs personnalisés d’une réservation ou d’un achat.
Ouvrez Menu → Contrats.
La liste affiche les signatures reçues et les signatures attendues. Ouvrez le contrat concerné pour consulter le détail.
Consultez les onglets Signé pour les personnes ayant signé et Demandé pour celles dont la signature est encore attendue.
Si les destinataires ne correspondent pas à ce que vous attendiez, vérifiez le réglage Assigner le contrat pour signature à et les tags sélectionnés.
Relancer un client ou gérer le contrat
Pour une demande par fenêtre dans l’application encore en attente de signature, contactez le client directement, par exemple avec l’action Envoyer un email depuis la liste des contacts. Il n’existe pas de relance automatique ni de bouton de relance groupée propre aux contrats.
Depuis la liste Contrats, le menu du contrat permet d’accéder aux actions Voir, Modifier et Supprimer.
Option 2 - Présenter le contrat uniquement lors d’un achat
Si vous ne souhaitez pas afficher de pop-up, modifiez d’abord le modèle dans Menu → Contrats et choisissez Personne dans Assigner le contrat pour signature à. Le contrat ne sera alors demandé que dans les formulaires auxquels vous l’ajoutez.
Créer un champ personnalisé de type Contrat
Ouvrez Menu → Champs personnalisés, puis appuyez sur +.
Choisissez le type Contrat et donnez un nom au champ, par exemple « Conditions générales de vente ».
Dans Contrat, sélectionnez votre document. Il doit avoir été ajouté au préalable dans Menu → Contrats.
Réglez l’option Exiger une signature selon le parcours souhaité :
Option décochée : le client dispose simplement d’une case à cocher pour accepter le contrat, sans signature au doigt.
Option cochée : une page présentant le contrat s’ouvre, puis le client doit tracer sa signature au doigt.
Ajoutez une Instruction, par exemple « J’accepte les CGV », et une description si nécessaire.
Activez Champ de contact si vous souhaitez rattacher cette information à la fiche du contact. Pour les CGV, nous conseillons de choisir Lecture seule dans Visible par le contact et d’activer Obligatoire dans la section du formulaire de profil.
Appuyez sur Valider.
Ajouter le champ aux formulaires des produits et services
Ouvrez Menu → Produits et services, puis modifiez le service, le carnet, l’adhésion ou le produit concerné.
Ouvrez l’onglet Champs personnalisés.
Pour demander le contrat à chaque personne inscrite, utilisez la section Au niveau de chaque participant. Appuyez sur Ajouter/retirer des champs, sélectionnez votre champ de type Contrat, puis validez la sélection.
Activez Obligatoire sur ce champ dans le formulaire si la signature doit être requise pour le compléter.
Validez les modifications du produit ou du service. Répétez l’opération pour les autres offres concernées.
À retenir : les réglages du formulaire de profil et ceux du formulaire de réservation sont distincts. Vérifiez le caractère obligatoire du champ dans chaque formulaire où vous l’utilisez. L’option Exiger une signature détermine le mode d’acceptation : une simple case à cocher lorsqu’elle est décochée, ou l’affichage du contrat suivi d’une signature au doigt lorsqu’elle est cochée. L’option Obligatoire impose de compléter le champ.
Consulter les réponses dans les commandes ou les profils
Lorsqu’un contrat a été présenté sous forme de champ personnalisé pendant une réservation ou un achat, consultez les réponses depuis la commande ou le profil du client.
Depuis la commande
Ouvrez la commande correspondant à la réservation ou à l’achat.
Appuyez sur Voir les réponses.
Retrouvez le champ du contrat pour vérifier la réponse et la signature enregistrées, selon la configuration du champ.
Depuis le profil du client
Ouvrez le profil du client, puis appuyez sur Modifier.
Allez dans la section Informations supplémentaires.
Consultez le champ correspondant au contrat. Ce parcours concerne les champs rattachés au contact avec l’option Champ de contact.
La capture ci-dessus illustre une réponse d’acceptation des CGV par case à cocher dans le profil. Une case cochée ne correspond pas à une signature tracée : vérifiez le type de champ utilisé et l’option Exiger une signature.
Option 3 - Présenter le contrat dans les deux parcours
Vous pouvez cumuler les deux modes :
Dans le modèle de contrat, choisissez les contacts ou membres qui doivent voir la pop-up. Ne sélectionnez pas Personne.
Créez également un champ personnalisé de type Contrat lié à ce modèle.
Ajoutez ce champ aux formulaires des produits et services concernés depuis leur onglet Champs personnalisés.
Le contrat sera ainsi proposé aux destinataires sélectionnés dans l’application et demandé pendant les achats ou réservations concernés.