Besoin de préparer un suivi comptable, d’analyser vos ventes ou de transmettre des justificatifs ? Shaker vous permet d’exporter rapidement vos commandes, vos paiements et vos factures depuis l’outil Ventes.
Selon votre besoin, vous pouvez obtenir un fichier synthétique, un export détaillé au format CSV ou une archive ZIP contenant les factures.
Exporter ses commandes et ses factures
Dans la barre de navigation du bas, ouvrez Ventes.
Restez dans l’onglet Commandes, puis appuyez sur Actions.
Choisissez l’export adapté à votre besoin :
Exporter les commandes pour obtenir une vue synthétique de vos commandes ;
Exporter les commandes (détaillé) pour obtenir davantage d’informations dans un fichier CSV ;
Exporter les factures (Zip) pour télécharger les factures dans une archive ZIP.
Que contient l’export détaillé des commandes ?
Le fichier CSV détaillé rassemble les champs suivants :
Commande : date, référence, statut, produit, montant et montant payé ;
Acheteur : prénom, nom, téléphone, e-mail et date de naissance ;
Bénéficiaire : prénom, nom, téléphone, e-mail, date de naissance et sexe ;
Comptabilité : numéro de compte.
La colonne Produit contient le nom complet du produit. L’acronyme n’apparaît pas dans cet export.
Exporter ses paiements
Depuis Ventes, ouvrez l’onglet Paiements.
Appuyez sur Actions, puis sur Exporter.
Que contient l’export des paiements ?
Le fichier CSV contient :
Contact : prénom, nom, téléphone et e-mail ;
Paiement : date de création, montants net, TVA et total, moyen de paiement, date de paiement et statut ;
Commande associée : numéro, résumé et total de la commande.
Dans cet export, la colonne Résumé de la commande contient l’acronyme du produit. Vous pouvez donc l’utiliser pour filtrer ou regrouper rapidement les paiements liés à une offre.
Quelques exemples d’utilisation
Une fois le fichier ouvert dans votre tableur, vous pouvez notamment :
Suivre vos ventes par produit : dans l’export des paiements, consultez Résumé de la commande pour retrouver l’acronyme du produit et Montant du Total paiement pour connaître le montant encaissé.
Comparer les moyens de paiement utilisés : consultez les colonnes Moyen de paiement et Montant du Total paiement.
Retrouver les paiements en attente : filtrez la colonne Statut du paiement, puis utilisez les coordonnées du contact et le Numéro de commande pour retrouver le dossier concerné.
Voir les commandes qui restent à régler : dans l’export détaillé des commandes, comparez Montant et Montant payé.
Identifier les paiements en plusieurs fois : dans l’export des paiements, un même Numéro de commande apparaît sur plusieurs lignes.
Distinguer l’acheteur du bénéficiaire : comparez les informations de l’Acheteur et du Bénéficiaire dans l’export détaillé des commandes.
Rapprocher une commande de ses paiements : recherchez la Référence de la commande dans l’export des commandes et le même Numéro de commande dans l’export des paiements.
À retenir
Les exports détaillés sont fournis au format CSV et peuvent être ouverts dans un tableur.
Dans l’export des commandes, Produit correspond au nom complet. Dans l’export des paiements, Résumé de la commande correspond à l’acronyme.
L’export des factures est téléchargé sous la forme d’une archive ZIP.
Ces fichiers peuvent contenir des données personnelles et financières. Conservez-les dans un emplacement sécurisé et partagez-les uniquement avec les personnes autorisées.
L’administrateur doit disposer de la permission Téléchargements & exports pour utiliser ces actions.